8 Trucos de Productividad para Ahorrar Miles de Horas
Lo que más dispara mi productividad
🏷️ Categorías: Gestión del tiempo, Aplicaciones informáticas, Atención, Hábitos.
He pasado años leyendo sobre la relación entre productividad y psicología.
No porque quisiera hacer más y más como una máquina, más bien al revés. Me fascinaba la idea de hacer lo mismo en la mitad de tiempo y energías. Probé de todo porque soy curioso: métodos famosos, otros antiquísimos, estrategias y técnicas que leí a lo largo de decenas de libros, consejos que conocidos me dieron y mucho más.
Tras tanta experimentación, llegué a donde estoy hoy.
Fácilmente hago en un día lo que antes me tomaba una semana.
Y no estoy exagerando. Gracias a esto, gano tiempo para otras aficiones y descanso más. Si a veces te sobrepasan tus tareas o se tienes agotado por tu ritmo de trabajo, sigue leyendo. Te diré mi rutina para mantenerme productivo y motivado.
Esta rutina incluye muchos conceptos, pero no te preocupes, te dejaré los enlaces a todo para que puedas profundizar tanto como necesites en cada punto.
¡Empezamos!
1. Calendario digital
Da igual cual uses, la cuestión es tener uno para cuadrar fechas y horarios de reuniones, citas, visitas, tareas… Esta información me sirve para 3 cosas.
Reservar tiempo para proyectos.
Distribuir el tiempo eficientemente y no abrumarme.
Planear proyectos a largo plazo y mantenerme alineado.
2. Método de Ivy Lee
Cada noche, reviso si hay algo para mañana en el calendario y escribo mi Ivy Lee. He usado todo tipo sistemas para gestionar tareas, pero este ha sido el método más efectivo sin lugar a dudas. Es minimalista y me funciona al 100%, insuperable.
Así se usa:
Reviso el calendario para ver si hay tareas para mañana (eventos, reuniones…)
Escribo las 6 tareas más importantes para mañana.
Ordeno las tareas por prioridad y empiezo al día siguiente con la primera.
Evito cambiar de tarea hasta que termino la que estoy haciendo.
Las tareas que se quedan sin hacer, las muevo a la lista de mañana o las borro.
¿Por qué funciona?
Alivia la memoria de trabajo: La memoria de trabajo se usa para mantener en mente datos como tareas. Sin listas de tareas, tienes que esforzarte por recordar cada una. Al usar una lista, reduces el estrés y dejas espacio mental para centrarte.
Reduce el cansancio por decisión: Planeaste todo la noche previa, por lo que no perderás tiempo por la mañana. Lo tendrás todo listo y empezarás de inmediato.
Minimiza el coste atencional: La multitarea es un mito, lo mejor es hacer 1 sola cosa a la vez. Y lo peor, cada vez que te distraes, tardas de 15 a 20 minutos en recuperar la concentración, eso es el coste atencional. Este método lo evita porque te entrena para hacer las cosas de una en una.
A partir de este método, surge todo lo demás de mi rutina. Verás por qué.
3. Agrupar tareas
Quizá pienses, “yo hago más de 6 tareas al día”. Yo también, pero aquí hay un truco.
No son 6 tareas como tal, a veces agrupo tareas para evitar el coste atencional. Es decir, en lugar de estar escribiendo un informe, parar para responder un correo y luego seguir escribiendo, sigo el orden del Ivy Lee. Por ejemplo, mira estas 3 tareas.
Escribir (Escribo tanto como pueda sin interrupciones)
Social (Responder todos los correos electrónicos, hacer llamadas y reuniones)
Recados (Salgo a hacer la compra y todos los recados que pueda de esa semana)
Hago todas las tareas del mismo tipo a la vez para ser tremendamente eficiente.
4. Estado de flujo
El estado de flujo es ese momento en el que estás completamente inmerso en lo que haces, tanto que olvidas hasta la hora que es. Seguro que alguna vez lo has sentido, ¿verdad? Este es tu pico productividad y debes permanecer tanto como puedas en flujo. La cuestión es que hay que descansar, no es algo permanente.
Para lograr ese equilibrio de estar al 100% y descansar, uso la técnica Pomodoro.
Así me gusta hacerlo:
Me pongo un objetivo claro y trabajo 50 minutos enfocado en esa sola cosa.
Luego, tomo 10 minutos de descanso (paseo, riego mis plantas, miro el paisaje…)
Cada 4 o 5 ciclos, me doy un descanso largo de 15 a 30 minutos.
Así reduzco la fatiga mental y me mantengo siempre a pleno rendimiento.
5. Las 3 leyes de la productividad
La Ley de Parkinson dice que la tarea se alarga hasta gastar todo el tiempo disponible para hacerla.
La Ley de Pareto dice que el 80% del resultado viene del 20% de los esfuerzos.
La Ley de Yerkes-Dodson dice que el rendimiento máximo sucede cuando con un nivel moderado de activación mental, o sea tareas desafiantes pero superables.
Así es como aplico las 3 leyes:
Pareto: Al hacer mi Ivy Lee, me pregunto cuáles son esas tareas que dan el 80% del resultado y las pongo como las de máxima prioridad para el día siguiente.
Parkinson y Yerkes-Dodson: En cada ciclo de 50 minutos, intento terminar 1 tarea del Ivy Lee, lo que supone un reto por ser un plazo ajustado, eso me motiva a superarme a mi mismo y trabajar ágilmente. Si me diese toda la mañana para hacer 1 sola tarea, gastaría toda la mañana y no haría ni siquiera esa tarea.
6. Mínimo viable
El perfeccionismo mata la productividad.
Muchas personas se obsesionan con los detalles y pasan horas retocando detalles que, por la Ley de Pareto, suponen un gran esfuerzo y no produce casi resultados. Esto tiene una explicación matemática: los rendimientos decrecientes.
Cuando hagas algo, hazte la siguiente pregunta: ¿Es lo bastante bueno como para cumplir su propósito? Si no necesita ser perfecto, no lo intentes. Pasar de un resultado de 9/10 a uno de 10/10 puede tomarte tanto tiempo como pasar de 0/10 a 9/10.
Termina y sigue adelante con las tareas que dan el 80% de resultados.
No del 20%.
7. Tener una rutina
Lo que hagas a diario se hace sin esfuerzo, por eso son tan potentes los hábitos.
Identifica las horas en las que puedes estar en estado de flujo sin distracciones y dedícalas a las tares más importantes de tu Ivy Lee. Esas son las horas de mayor valor, las que menos cosas tienes que hacer y más te puedes concentrar.
En mi caso, mi prioridad Nº1 del Ivy Lee es escribir y sigo la rutina de Hemingway. Me levanto a las 6:30 y escribo hasta las 8:30. Solo paro para descansar.
Empiezo el día con 2 ciclos pomodoros de 50 minutos en estado de flujo.
8. Eliminar "muda"
Hay un concepto japonés de productividad llamado "muda". Significa desperdicio, todo aquello que lastra tu productividad. Por ejemplo:
Tareas repetitivas e ineficientes que se podrían automatizar.
Perder tiempo buscando archivos u ordenándolos.
Más trabajo no significa más progreso. Cada vez que hago algo con frecuencia, me pregunto, “¿se puede hacer mejor?” La respuesta siempre es “sí”. Siempre encuentro mejores formas de hacer lo que ya hago. Hay miles de ejemplos, aquí te diré algunos:
El sistema de búsqueda de archivos de mi zettelkasten es súper eficiente. Tengo más de 5000 archivos y tardo de 2 a 3 segundos en encontrar lo que sea. Con esa cantidad, cualquier persona necesitaría 5, 10 o 15 minutos. Si eres una persona creativa o que gestiona información, un zettelkasten así es clave.
Mi correo electrónico clasifica automáticamente los correos por temas según su importancia, para que yo pueda ir a leer primero aquellos que más me interesan. Aquí te explico cómo automatizo mi correo electrónico.
Le hago una plantilla a todo lo que hago a menudo. Eso me ahorra muchísimo tiempo. Piensa en presentaciones, informes, correos y todo lo que tú haces.
Reunión con agenda: Antes hacía reuniones de una hora, ahora las hago de 30 minutos con una agenda clara y sin rodeos. Vamos punto por punto y se acabó.
No tengo notificaciones en el teléfono ni en el ordenador. Les dedico 1 tarea del Ivy Lee para un momento determinado del día.
Como estos ejemplos hay miles.
Lo que antes me tomaba 1 semana, ahora lo hago en 1 día.
La productividad no es para convertirse en una máquina que trabaja sin parar, sirve para hacer más en menos tiempo y disfrutar el doble del tiempo libre que ganas.
✍️ Te toca a ti: ¿Qué otras técnicas usas tú para ser más productivo?
💭 Cita del día: «En realidad, no haces un proyecto; sólo puedes hacer pasos de acción relacionados con él». — David Allen, Getting Things Done
¡Nos vemos pronto, un abrazo! 👋
Yo me hice un bot de Telegram que usa como fuente de datos mi Vault de Obsidian, al introducir una tarea siempre estimo costes, fechas límite y categoría. Con ello tengo un bot diciéndome cuál es la tarea más prioritaria en un momento dado, mi memoria de trabajo está siempre vacía :)
Tus artículos son siempre refrescantes, no me había parado por aquí por hacer cosas para la universidad, me metí de nuevo a una carrera. Ojalá pudiera dejar cosas al 90%, pero ando persiguiendo una beca y necesito la mejor calificación posible. Pero de ahi en fuera, me pondre a leer más este método. Muchas gracias.