Cómo crear tu sistema de productividad

Un método probado para aumentar tu creatividad y sacar todo tu potencial

🏷️ Categorías: Gestión del tiempo, Modelos mentales, Zettelkasten.

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¡Hola! ¿Cómo estás?

En este capítulo de la guía de Zettelkasten veremos cómo integrar nuestro Zettelkasten a un sistema de productividad completo.

Quizás te preguntes, “¿para qué necesito hacer algo así?” Pues la razón es simple: para ahorrar tiempo y esfuerzo en lo que hagas y tener más tiempo libre. Liberarás a tu cerebro del estrés y serás más eficiente.

¿Hay alguien que no quiera hacer su vida más fácil?

El sistema tiene 3 niveles (Organizar, Capturar y Crear), mira.

Nivel 1: Organizar

Vamos a ver cómo organizar tareas, documentos, tiempo y automatizar procesos.

1. Calendario

Necesitas un calendario digital.

Hay muchas opciones: Apple Calendar, Google Calendar o Morguen (app muy completa de PC y móvil con versión gratuita y de pago), entre otras.

Llevo 1 año organizando mi tiempo con un calendario y es esencial porque te quitas el trabajo de cuadrar horarios, reuniones, citas, visitas, tareas… Si un amigo me propone quedar con él, se instantáneamente cuando podría. Así de fácil.

1. Ahorrarás tiempo y evitarás olvidar cosas.

2. Fijarás tiempos del día para proyectos personales y crear hábitos positivos.

Por ejemplo, yo escribo durante 1 hora por la mañana, tengo ese bloque de tiempo fijado. Si una mañana no puedo escribir, muevo ese bloque de tiempo a otra hora o día. Es excelente porque tienes control total sobre el tiempo que inviertes. Esto hace que escriba mucho más rápido, lo cuento aquí con todo detalle, por si te interesa.

Controlar el tiempo es un superpoder.

2. Correo electrónico

No era consciente del tiempo que se pierde aquí hasta que dejé de perderlo.

• Mentalidad de 1 vez por correo: Si abres un correo, resuélvelo de una sola vez para evitar el coste atencional. Me explico: al distraernos no volvemos al instante a la concentración, esto tarda tiempo, a más veces cambies tu foco, menos productivo eres (González & Mark, 2004; Stothart et al., 2015). Está más que demostrado que los oficinistas podrían hacer su trabajo en mucho menos tiempo si no estuviesen haciendo de todo a la vez. Valórate y haz las cosas de 1 en 1.

• Filtros: A veces no aprovechamos todas las funciones de las aplicaciones. Sea cual sea tu aplicación de correo, debería haber un filtro de correos. Vamos a aprovecharnos de esta función:

  • Filtrado por bandejas: Tengo 3 bandejas: Trabajo, Substack y General.
    Todo lo que contiene la palabra “substack” va la bandeja “Substack”. Si contiene ciertas direcciones de correo o palabras clave para mi, va a la bandeja “Trabajo”. Lo que no contiene nada especial va a general.
    Solo la bandeja de “Trabajo” tiene notificaciones, así no me distraigo, atiendo lo prioritario con rapidez y clasifico los correos automáticamente.
    Piensa en tu caso, seguro que puedes hacer algo similar.

• Acciones programadas: Inspírate de estos ejemplos

  • Correos programados: Si cada mes organizas una reunión a la misma hora y con las mismas personas, programa un recordatorio para que el día antes todas las direcciones de correo reciban el recordatorio de la reunión mensual.

  • Respuestas programadas: Si me envían un correo a la bandeja de trabajo fuera de horario laboral, mi coreo responde automáticamente que no estoy disponible y responderé a la mayor brevedad.

  • Reenvíos programados: Si recibes correos que son de interés para alguien, puedes hacer que cuando contengan ciertas palabras o direcciones de correo sean automáticamente reenviados a otras personas.

3. Listas de tareas

Estas listas son vitales para aliviar la memoria de trabajo.

La memoria de trabajo es la cantidad de cosas que podemos tener en mente a la vez. A más cosas, más probable que olvidemos alguna. No te maltrates de esta manera y usa una aplicación que que trabaje para ti.

Cuando tengas una nueva tarea, apúntala en tu aplicación. Según tu caso puedes crear diferentes listas de tareas: “Trabajo”, “Casa”, “Proyectos personales”… Te voy a inspirar, yo tengo una llamada “Almacén de ideas”, donde añado cosas que me gustaría hacer: esquiar, hacer submarinismo, correr la maratón de Nueva York… no tienen fecha, pero ya no son sueños que uno acaba olvidando, son objetivos tangibles.

La clave aquí es crear el hábito de escribir en la aplicación todas las tareas, sin faltar ni una. De lo contrario estarás siempre dándole vueltas a la cabeza por si olvidaste algo. Para mi, si algo no está en la lista es que no existe.

No tengo que preocuparme de nada.

4. Gestión de archivos

Tus archivos no pueden perderse.

Puedes usar un sistema de almacenamiento en la nube como Google Drive, así no importa si te roban o se rompe tu ordenador. Además, tendrás tu información accesible en todo momento y con cualquier dispositivo. Puedes usar sino un disco duro externo y hacer copias de seguridad, como yo hago.

Sea cual sea la opción que elijas, nunca perderás nada, está todo a salvo.

Llegados a este punto ya tenemos superado el nivel 1, tenemos:

• Un calendario para cuadrar tiempos sin esfuerzo.

• Un correo electrónico que trabaja para nosotros y no nosotros para él

• Listas de tareas para saber qué cosas hay que hacer y no olvidar ni una.

• Una forma segura de almacenar nuestros archivos para no perderlos.

Nos podemos quedar aquí o podemos seguir subiendo.

A partir de aquí, podemos añadir más niveles a nuestro sistema si consumimos mucha información (libros, videos, podcasts) y queremos guardar todo aquello que resuena con nosotros para usarlo después.

Esto es para quienes después de leer libros y escuchar podcasts tienen ideas inspiradoras que podrían cambiar su vida, pero como no las anotan, las olvidan semanas más tarde. Este es el punto central del nivel 2 del sistema.

Nivel 2: Capturar

1. Leer y anotar:

Consume información, guarda lo valioso.

Da igual si es en físico o en digital con un Kindle o similares. Cuando leas, acostúmbrate a resaltar todo aquello que te inspire. Esta información estará para siempre accesible y nos hará tener una base de conocimientos cada vez más valiosa.

Ahora veremos como aprovechar esto con el Zettelkasten.

2. Lista de “En cola”

Separa el acto de consumir información del acto de encontrar información.

Me di cuenta que era un error no separarlas cuando buscaba en Wikipedia. Sabía perfectamente a lo que iba, pero me topaba con otras 20 cosas interesantes y al final la búsqueda que iba a ser de 5 minutos se transformaba en 3 horas curioseando.

Cuando te topes con algo o alguien te comparta algo, no salgas de lo que estés haciendo, guárdalo en “En cola”. Lo acabarás consumiendo, pero no es ahora el momento ni el lugar. Esto es potente porque te permite priorizar lo que consumes, yo guardo libros, videos de youtube, visitas a museos, podcasts… todo a su tiempo.

📌 Nota: “En cola” puede ser una carpeta en tu Obsidian, Logseq o la app que uses para tu Zettelkasten, puede ser una nota en tu PC o una lista de lista de tareas que hablamos antes. La cuestión es guardarlo cómodamente.

El único recurso que jamás produciremos es el tiempo, solamente podemos gastarlo, así que al menos aprendamos a gastarlo en lo que realmente deseamos.

3. Notas fugaces y literarias

Si ya te leíste la Introducción al método Zettelkasten sabes de qué te hablo.

Todo lo que has anotado de libros, videos y demás ahora lo vas a pasar a tu Zettelkasten. Si era un apunte rápido mientras ibas en el bus o algo por el estilo, tendrás seguramente notas fugaces que debes pasar a literarias. Si estabas con calma en casa, haz notas literarias de lo que subrayaste en el libro.

De nuevo, échale un vistazo a la Introducción al método si no lo tienes claro.

Nivel 3: Expresar

Seré breve.

Si has completado el nivel 1 y 2, tienes organizado el día a día y tienes una forma cómoda de capturar información que te aporta valor. Queda crear y expresarte.

Tener un Zettelkasten ha sido un cambio radical. Este sistema ha disparado mi creatividad y me permite darle sentido a toda esa valiosa información que antes olvidaba porque no anotaba o lo hacía de forma desordenada.

Así se ven mis más de 4000 notas enlazadas en Obsidian.

Me recuerda a las constelaciones en una noche estrellada.

¿Ves las notas permanentes? Son los puntos más grandes, aquellos que conectan muchísimas notas literarias a su alrededor. Esto es una incubadora de ideas.

Siguiendo los pasos de esta guía, conseguirás librarte del estrés de tener que recordar cosas irrelevantes y ahorrarás tiempo para lo que realmente importa: Pensar y crear.

Como siempre, cualquier duda que tengas sobre cómo implementar el método déjala en comentarios o contáctame directamente si lo prefieres: S. García.
Estaré encantado de ayudarte.

¡Cuídate, nos vemos en la próxima! 👋

Referencias 📚

1. González, V. M., & Mark, G. (2004). «Constant, constant, multi-tasking craziness». ACM Digital Library. https://doi.org/10.1145/985692.985707

2. Stothart, C., Mitchum, A., & Yehnert, C. (2015). The attentional cost of receiving a cell phone notification. Journal Of Experimental Psychology. Human Perception And Performance, 41(4), 893-897. https://doi.org/10.1037/xhp0000100