Cómo planificar tu año en 3 pasos

Claves para usar tu tiempo de forma intencional y efectiva

🏷️ Categorías: Gestión del tiempo, Aplicaciones informáticas.

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Llevo años probando la mejor manera de gestionar mi tiempo, buscando un poco de orden en el caos. Saber gestionar nuestro tiempo es una de las habilidades más valiosas que podemos desarrollar. Si lo piensas, el tiempo pasa inevitablemente y con frecuencia no nos da tiempo a hacer todas las cosas que nos gustaría. Gestionar bien el tiempo es más que arañar unos minutos extra para ser más productivos, significa usar nuestro tiempo de forma intencional y efectiva en las cosas que amamos.

Hace tiempo usé el método de Seinfeld para desarrollar el hábito de escribir cada día. El método es para crear hábitos, pero tiene un aspecto que cambió radicalmente mi forma de ver el paso del tiempo.

Me refiero a la vista completa del año.

Para el método de Seinfeld es necesario tener un calendario como este en el que puedas ver el año entero de un solo vistazo, delante de tus ojos.

Nunca había visto mi tiempo tan claro.

Me hizo darme cuenta de lo rápido que pasa el tiempo, a veces sin que nos demos ni cuenta. La realidad es que esta no es la visión que solemos tener del tiempo. Si usas Google Calendar o algo por el estilo, estás siempre viendo la vista mensual o semanal y si usas un calendario físico, te limitas a pasar las hojas mes tras mes sin realmente ver lo que es un año entero. Vivimos en ciclos de 30 días, ese es el horizonte típico.

Así que este diciembre decidí hacer una versión de esta vista del método de Seinfeld de forma digital para planificar mi año de forma simple con Google Calendar. Para ello, usaré 3 vistas de la aplicación: anual, mensual y diaria.

1. Planificación anual

Esta vista de pájaro nos ayuda a ver cómo será todo el año.

Ideal para repartir el tiempo eficientemente en rutinas, hábitos, viajes, citas, fechas límite o vacaciones sin abrumarte por todo lo que viene. Conforme surjan nuevos planes, solo tienes que ubicarlos en los días libres y tendrás todo bajo control.

Esto te permite ver todo el año como un continuo y no fijar tu vista en el corto plazo.

Además, puedes usarlo para anticiparte. Si sabes tu ritmo, sabrás cuanto tardas en llegar a tus objetivos. Por ejemplo, mi ritmo de escritura me hace saber con precisión cuánto necesito para escribir un artículo, así que podría saber qué mes de 2025 habré escrito 300 artículos en Substack y cuánto tiempo me tomará me tomará lograrlo.

Si haces esto con cada área predecible de tu vida, podrás compaginar las tareas a corto plazo y reservar espacio para tus metas personales a largo plazo.

2. Planificación semanal

Aquí es donde trazamos un plan detallado.

Para ello, haz bloques de tiempo en Google Calendar usando la vista semanal para tus tareas, hábitos y reserva tiempo para los proyectos que quieres cumplir en el año. Si ya reflejaste todos los aspectos predecibles, ya tendrás en la vista semanal cierto tiempo ocupado cada día del año con tareas como escribir, leer, hacer deporte, etc.

Te recomiendo usar unos minutos cada domingo para revisar tus objetivos y pensar:

• ¿En qué metas anuales puedo progresar la semana que viene?

• ¿Qué tareas o proyectos necesitan atención inmediata?

• ¿Qué compromisos entran esta semana (reuniones, citas, etc.)?

Haz esto cada semana para compatibilizar tus hábitos y responsabilidades con los objetivos a largo plazo. Si no lo haces, terminarás priorizando las cosas más urgentes y jamás reservarás tiempo para proyectos a largo plazo que nunca llegan.

1. Define tus prioridades: Combina tus objetivos a largo plazo con las tareas inmediatas. Por ejemplo, avanzar en el libro que llevas años pensando y redactar un informe para la próxima reunión. La clave está en aprovechar los huecos de tiempo libre de cada semana para avanzar esos proyectos personales.

2. Reserva tiempo para lo inesperado: Deja tiempo para imprevistos y no llenes hasta el último minuto, sino estarás cayendo en la falacia de la planificación. Si al final no usas ese tiempo, úsalo para avanzar aún más en proyectos personales.

3. Agrupa tareas similares: La mayoría trabajan sin orden y eso lleva a perder concentración y tardar más. Un buen ejemplo de agrupación es responder a correos durante una hora en lugar de dejar lo que estás haciendo para responder cuando los recibes. Eso ahorra mucho más tiempo del que imaginas.

Al final, tus bloques de tiempo se tendrían que ver como algo así:

3. Planificación diaria

Antes de empezar el día, revisa tu semana y mira si han surgido imprevistos. Por ejemplo, si el lunes planeaste escribir un artículo pero surgió una reunión urgente, mueve tu bloque a otro momento o hueco de días posteriores. Cada vez que surja algo que pueda descarrillar tu plan, ve a Google Calendar y dale un reajuste rápido.

Algo como esto:

1. Prioriza el trabajo profundo: Dedica bloques de tiempo, idealmente por la mañana o cuando tengas mayor energía, a tareas que requieran concentración y creatividad. Estas tareas de "trabajo profundo" son las que realmente generan valor a largo plazo. Evita cualquier tipo de interrupción en esos periodos.

2. Sé realista: Casi nunca tardarás lo que piensas, por lo que te recomiendo darle siempre tiempo extra a las tareas, de lo contrario te estresarás más.

3. Incluye tiempo personal: Asegúrate de bloquear momentos para ti: deporte, lectura o tiempo en familia. Sino, el trabajo acaba absorbiendo todo el tiempo.

Al principio, esta técnica puede parecer rígida, pero es ridículamente efectiva.

La clave es usarlo para tomar el control de nuestro tiempo. Si surge algo inesperado, no pasa nada por mover bloques o prioridades, siempre y cuando mantengas el enfoque en lo importante. Es como tener el superpoder de controlar el tiempo.

Además, la visión anual, semanal y diaria te permitirá tener la satisfacción de trabajar de manera intencional y ver como cada día cuenta para llegar hacia tus metas futuras.

El tiempo no vuelve, pero puedes decidir cómo vivirlo.

✍️ Te toca a ti: ¿Cómo planeas organizar tu año 2025?

💭 Cita del día: «Todos sabemos que una hora puede parecer una eternidad o pasar en un suspiro, según cómo la empleemos». Michael Ende, Momo.

¡Nos vemos en la próxima! 👋

Referencias 📚

1. Newport, C. (2016). Deep work: Rules for Focused Success in a Distracted World.