Método de Ivy Lee: El método de productividad minimalista más eficaz
Lo poderoso no necesita ser complejo
🏷️ Categorías: Minimalismo, Gestión del tiempo, Historia.
Corría el año 1918.
En una oficina se encontraba reunido Ivy Lee con Charles M. Schwab, quien era en ese momento uno de los hombres más ricos del mundo y presidente de la Bethlehem Steel Corporation, una de las empresas más grandes del acero para barcos del mundo. Schwab estaba obsesionado con encontrar maneras de aumentar la eficiencia de su empresa y, en su búsqueda, decidió contratar a Ivy Lee, un consultor que ya había ganado renombre en el mundo de los negocios (Cotter, 2015).
Tras escuchar su caso, Ivy propuso una solución tan simple que impactó a Charles.
Solo necesitaba reunirse durante 15 minutos con cada uno de los ejecutivos de Charles para explicarles un método diario de trabajo que constaba de 5 pasos. Intrigado, Charles le preguntó cuánto costaría la consulta. Ivy respondió: "Nada, a menos que funcione. Después de 3 meses, me pagarás lo que creas que vale."
3 meses después, Charles le dio un cheque que hoy equivaldría a más de 400000$ (Mackenzie, 1997).
Los 5 pasos del método de Ivy Lee
Antes de terminar el día, escribe las 6 tareas más importantes que necesitas realizar al día siguiente. Limítate a solo seis tareas. Ni una más.
Ordena las 6 tareas por orden de importancia, de más a menos importante.
Al día siguiente, empieza por la primera tarea y no te detengas hasta que terminarla. Aparta cualquier distracción y deja para más tarde los imprevistos.
Continúa con el resto de las tareas siguiendo el mismo procedimiento. Trabaja en una tarea a la vez, en el orden de prioridad y si es posible, descansa entre tarea y tarea y no con las tareas a medias. Cuando acabes una tarea puedes revisar el orden de prioridades por si ha cambiado con los imprevistos.
Cualquier tarea que no hayas completado se transfiere al día siguiente, y se vuelve a añadir a la lista de 6 tareas. Si sueles dejar tareas sin hacer, ajusta tu volumen de trabajo para que sean manejables las 6 tareas en un solo día.
Este método es la antítesis de la complejidad moderna.
Solo papel, bolígrafo y un compromiso firme con el proceso. Nada sofisticado.
¿Por qué funciona tan bien el método de Ivy Lee?
El éxito del método radica en su minimalismo.
Simple y efectivo: Hace falta poco para ser muy efectivo. Hay quienes se obsesionan buscando la aplicación que les solucione la vida. En realidad, sin un buen método ninguna aplicación será útil. Yo mismo uso un sistema más complejo, sin embargo, no es más que la unión de métodos simples como este.
Prestar atención a lo que importa: Vivimos inundados de distracciones y está muy extendida la idea de que la multitarea es efectiva. En realidad es justo lo contrario (Foerde et al., 2006), es cuando pones foco en una sola tarea que realmente avanzas. Cada vez que cambias tu foco de atención tardas un buen rato en ser eficiente (Stothart et al., 2015) Este método te obliga a focalizar y olvidar las distracciones. Surgirán imprevistos, pero no te preocupes, resuelve lo que haya que atender y regresa en cuanto puedas a tus 6 tareas.
Reducción del cansancio por decisión: Esto lo experimentaba con frecuencia.
Tenía muchas ideas y no sabía sobre cuál escribir, perdía muchísimo tiempo parado decidiendo algo que debería tomarme solo unos minutos. Ivy Lee combate esto al planificarlo todo en la noche anterior. Crea el hábito de preparar tus 6 acciones antes de dormir y comenzarás de inmediato.
Tras haber usado el método por varios meses, te recomiendo lo siguiente:
Haz tareas concretas: Al igual que sucedía con el método Kanban. Una tarea no puede ser “leer”, debe ser algo como “leer un capítulo” o “leer por 1 hora”. Cuando no pones límites claros no sabes cuándo has acabado. Al inicio no podía hacer más de 3 tareas ningún día por este motivo; no era concreto en mis tareas.
Imprevistos: No te preocupes si tu vida es imprevisible. A la derecha de las 6 tareas, yo anotaba en una lista las tareas imprevistas y las clasificaba así:
Ahora: Es muy urgente, dejo lo que estoy haciendo y hago ahora esa tarea.
Luego: Cuando termine la tarea que estoy haciendo, ordeno mis prioridades y veo si merece la pena hacer antes la tarea imprevista.
Futuro: Puedo dejarla para listas futuras como la de mañana o pasado.
Tu número ideal: No hay ninguna magia en el número 6, probablemente Ivy lo escogió por ser adecuado para las tareas que se hacían en la empresa de Charles. Experimenta y juega hasta encontrar tu número ideal, la magia está en tener una lista de tareas manejable y no estresante para organizarse en segundos.
En el ejemplo de abajo ves lo como sería un día ajetreado. Surgen imprevistos cuando solo llevabas 2 tareas hechas y al final decides dejar la última tarea de tu lista para futuras listas por cuestión de prioridades y haces antes una tarea imprevista.
Yo tengo integrado este método en Obsidian, pero podrías hacerlo en el bloc de notas de tu teléfono o una libreta.
La aplicación da igual, lo que importa es tener un buen método.
✍️ Te toca a ti: ¿Qué método usas tú para organizarte?
💭 Cita del día: «Siempre puedes cambiar de plan, pero solo si tienes uno. Soy un partidario de las listas de tareas. Nos ayudan a dividir la vida en pequeños pasos.» Randy Pausch
¡Tarea completada! Mi siguiente tarea es darte las gracias por leerme ♥️.
Referencias 📚
Cotter, A. (2015). The Story of Bethlehem Steel. Forgotten Books.
Foerde, K., Knowlton, B. J., & Poldrack, R. A. (2006). Modulation of competing memory systems by distraction. Proceedings Of The National Academy Of Sciences Of The United States Of America, 103(31), 11778-11783. https://doi.org/10.1073/pnas.0602659103
Mackenzie, R. A. (1997). The time trap. Amacom Books.
Stothart, C., Mitchum, A., & Courtney, Y. (2015). The attentional cost of receiving a cell phone notification. Journal Of Experimental Psychology. Human Perception And Performance, 41(4), 893-897. https://doi.org/10.1037/xhp0000100
Hoy traigo sentimientos encontrados con este método que nos propones, Álvaro. Evidentemente, en esto de la productividad y sus métodos, se depende mucho de las personas y de los trabajos de esas personas, para ver si son efectivos o no.
En mi caso no es factible un sistema así, ya que no podría dejar para más tarde los imprevistos, por ejemplo. Los imprevistos, imprevistos son, y dependiendo del trabajo que tengas, los puedes dejar para más tarde o no. En mi caso los imprevistos los tengo que afrontar cuando se presentan.
Por otro lado, tampoco sabría si 6 tareas serían abarcables en el día, y eso de ir postergándolas día a día, me estresaría más de lo deseable.
En mi caso, por mi forma de organizarme, me siento más cómodo en el método GTD. Del que no diré nada, ya que imagino que nos lo traerás por aquí, más tarde o más temprano. Así que lo comentaremos en breve. 😉
Por una vez he dejado un comentario «normal» y no kilométrico... jajaja... 😂
Gracias por estar. ❤️
Muy bien explicado. Yo me organiza o de manera similar. Lo hacía antes de conocer el método, luego probé otros más complejos según modas y volví al minimalismo hace ya tiempo. Con agenda/cuaderno en papel.
Hago lista mensual, semanal y diaria. Es lo que mejor me funciona.