Ley de la Trivialidad
Por qué nos perdemos en los detalles
🏷️ Categorías: Modelos mentales, Toma de decisiones y sesgos, Mejora continua.
Esta es la agenda del día de un comité encargado de aprobar proyectos:
Construcción de una planta nuclear con un costo de 10.000.000€.
Construcción de un cobertizo para aparcar bicicletas que costará 350€.
Aprobación de un presupuesto de 21€ para el café de la oficina.
Son las 9 de la mañana y no hay tiempo que perder, empiezan con la planta nuclear.
A las 9:30 se aprobó el proyecto de la planta nuclear y se pasó al siguiente tema: el cobertizo de bicicletas. Este asunto generó más debate y se solicitaron modificaciones del proyecto; se resolvió hacia las 11 de la mañana. Luego, el comité pasó al asunto del café para la oficina, lo que provocó un intenso debate que, tras 3 horas de negociaciones, se resolvió finalmente a las 2 de la tarde con una decisión unánime.
Planta nuclear: 30 minutos.
Cobertizo para bicicletas: 1 hora y 30 minutos.
Cafés para la oficina: 3 horas.
¿Cómo es posible?
Ley de la trivialidad
Quizá recuerdes la Ley de Parkinson, la ley que dice que el trabajo se expande en el tiempo hasta ocupar todo el tiempo disponible para hacer la tarea. Lo curioso es que Cyril Parkinson observó otro extraño patrón en el comportamiento humano.
“El tiempo que invertimos en un asunto es inversamente proporcional a su importancia”.
Volvamos a la historia del comité y entenderás lo que sucedió.
La comisión pone sobre la mesa la propuesta de la planta nuclear:
El asunto era demasiado complejo para tratarlo en una sola reunión; necesitaban semanas de debate solo para modificar detalles ínfimos.
Casi nadie en la reunión era experto en física nuclear e ingeniería; la discusión quedó dominada por dos personas mientras que las demás escuchaban.
Uno de los expertos propuso una modificación que fue rechazada por ser muy costosa en tiempo y dinero, ya que no comprometía la seguridad de la planta.
A continuación, el comité revisa la cuestión del cobertizo para bicicletas:
Todas las personas se sintieron aptas para opinar sobre el cobertizo, ya que era comprensible y fácil para hacer propuestas, lo que alargó la conversación.
La decisión tenía un impacto mínimo en el presupuesto, pero cada persona tenía ideas sobre cómo ahorrar costes y mejorar el diseño, es un tema simple.
Finalmente, el comité aborda el presupuesto del café:
La cercanía del tema produjo demasiadas opiniones por parte del comité, por lo que hubo una larga discusión para poner a todo el mundo de acuerdo.
Se debatió sobre la marca, el tipo de café y la máquina cafetera por 3 horas.
A más mundano es un tema, más conocimiento solemos tener y más formado está nuestro punto de vista. Como resultado, invertimos la mayor parte del tiempo en cuestiones insignificantes y nos desviamos de lo esencial (Descamps et al., 2021).
Estrategias para evitar la ley de la trivialidad
1. Céntrate en lo esencial:
Haz una lista con todas las tareas y decisiones de tu plan y divídelas en esenciales y secundarias. Prioriza siempre las esenciales.
En la escritura, por ejemplo, la tarea esencial sería desarrollar el hábito de escribir a diario y aprender técnicas para mejorar la expresión escrita. Lo secundario es decidir la hora para publicar o el diseño ideal del Substack. Da igual lo bonito que sea mi Substack, sin textos no es nada.
5 tareas esenciales pueden ser el 80% de tu resultado final.
5 tareas secundarias pueden ser el 20%.
Usa este enfoque para cualquier otra área de la vida.
Elige dónde quieres priorizar tu tiempo.
2. Evita los rendimientos decrecientes:
Todas las tareas y decisiones tienen un límite, no puedes llegar al 100%. A más mejoras algo, más esfuerzo requiere mejorarlo y más pequeña es la mejora.
Ningún cocinero podría cortar sin un cuchillo.
Todos los cocineros podrían cortar con un cuchillo de calidad media.
Solo los mejores cocineros podrían notar un cambio en el rendimiento de su negocio al usar un cuchillo de máxima calidad.
¿Observas la tendencia?
Un cuchillo básico marca una gran diferencia, pero cuanto mejor sea el cuchillo, menos impactará en los resultados. Solo un chef experto podría sacarle todo el potencial a un cuchillo de máxima calidad; para la mayoría, la mejora será un desperdicio de dinero. Has tenido que mejorar mucho los aspectos esenciales como para que una cuestión secundaria de este tipo marque la diferencia.
Existe un punto crítico a partir del cual ya no merece la pena mejorar un aspecto.
Ese es el momento que te indica que es hora de pasar a la siguiente tarea. Esto es una cuestión de observación. Debes observar cuándo tus esfuerzos dejan de producir avances sustanciales en tus decisiones o resultados. Si volvemos al ejemplo del comité:
Decidir si el tejado del cobertizo de bicicletas debería ser azul o verde es absurdo.
Pasar días buscando un diseño que reduzca los costes un 5% cuando el presupuesto destinado a esa tarea es mínimo, es también absurdo.
Si el diseño ya está hecho y cumple unas expectativas razonables, has terminado.
El perfeccionismo mata el avance.
A más tiempo pases en minucias, más demoras las acciones que te harán progresar.
3. Reduce el número de participantes:
Si vas a tomar una decisión en grupo, evita este error tonto.
En las reuniones, todo el mundo quiere participar, pero no todo el mundo tiene una opinión sólida y valiosa. Por ende, a más personas haya, más tiempo se pierde en ideas superfluas y menos tiempo queda para escuchar y debatir con las personas más expertas en el tema (Parker, 2018).
Reúnete con el grupo más pequeño y selecto posible.
No buscamos mares de opiniones, sino gotas de sabiduría.
✍️ Te toca a ti: ¿Te has metido hace poco en algún tema para luego darte cuenta que has estado horas perdiendo el tiempo?
💭 Cita del día: «La cuestión básica es qué hacemos dentro del plazo que se nos concede: cómo planificamos, decidimos, organizamos, evaluamos y revisamos nuestras tareas». Charles E. Hummel, Freedom from Tyranny of the Urgent
¡Nos vemos pronto! Cuídate y céntrate en lo importante 👋
Referencias 📚
Descamps, A., Massoni, S., & Page, L. (2021). Learning to hesitate. Experimental Economics, 25(1), 359-383. https://doi.org/10.1007/s10683-021-09718-7
Parker, P. (2018). The Art of Gathering: Create Transformative Meetings, Events and Experiences. Penguin UK.
Parkinson, C. N. (1965). Parkinson’s Law, Or, The Pursuit of Progress.
Excelente carta para quienes tendemos al perfeccionismo. 👍🏽
Me fascina tu uso de analogías. El ejemplo con los chefs me hizo mucho sentido. Hace poco batallaba para comunicar ese mismo problema hablando de que equipo técnico necesitaríamos para un nuevo departamento de Software en la empresa. Así como los cuchillos para los chefs, para los programadores suele ser no solo la computadora si no el teclado, el tipo de mouse e incluso las especificaciones del monitor. A poner en práctica la eficiencia de la esencialidad.