Método PARA: 4 pasos para organizar toda tu información digital

Probado, minimalista y flexible

🏷️ Categorías: Modelos mentales, Minimalismo, Aplicaciones informáticas.

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A ti también te ha pasado.

¿Alguna vez has tenido la sensación de que tu vida digital es un caos?

Un nuevo proyecto comienza contigo creando una simple carpeta en tu ordenador. Hasta aquí, todo bien, pero ese orden se desmorona muy rápido. Los archivos se multiplican, haces subcarpetas que parecen buena idea al principio pero que después confunden más que ayudan, y al final, encontrar un documento es un dolor de cabeza.

Pasas más tiempo buscando que haciendo.

¿Te suena familiar a ti también?

Este caos no pasa solo en el trabajo; pasa a todos los niveles: proyectos personales, planes, tareas del día a día… ¿Y qué hacer para que no suceda? Bueno, hay un método probado, minimalista y flexible para organizar tu entorno digital.

Usa el método PARA.

Te cuento…

¿Qué es el Método PARA?

Se basa en la idea de que toda la información puede dividirse en 4 categorías:

1. Proyectos: Esfuerzos a corto plazo con un objetivo claro y final delimitado.

2. Áreas: Aspectos continuos de tu vida o trabajo que requieren atención constante.

3. Recursos: Temas, intereses que exploras y aprendes o información aprovechable.

4. Archivo: Información no activa pero que deseas conservar para referencia futura.

PARA no clasifica por temas como los métodos tradicionales, sino según nivel de acción. Te orienta hacia tus tareas y metas; hacia sacarle valor a la información. Lo mejor de todo es que flexible como para adaptarse a cualquier herramienta digital: tu ordenador, Google Drive, Notion, Obsidian, Zettelkasten...

Puedes usar PARA en cualquier entorno digital.

Cómo aplicar el Método PARA

Con PARA, cada archivo tiene un propósito claro, el tema o categoría es lo de menos. Lo clasificas en función de lo que estás haciendo con él, no por dónde "parece" que encaja según el tema.

La pregunta no es "¿De qué trata?” sino “¿Para qué me sirve?”.

1. Proyectos: Lo que haces ahora

Los proyectos son tareas con objetivo y fecha de finalización clara.

• Completar el diseño de una página web.

• Renovar tu baño.

• Plan para tu viaje del verano.

• Próximo artículo de Substack.

Si te fijas, todos pueden tener una fecha final clara y el objetivo es claro.

Crea una carpeta llamada Proyectos y dentro de ella, subcarpetas para cada proyecto activo. Cuando completes un proyecto, muévelo al Archivo (a continuación verás lo que es el archivo y para qué sirve).

2. Áreas: Tu mantenimiento diario

Las áreas son responsabilidades de nuestras vidas que requieren atención continua.

• Trabajo: Marketing, Recursos Humanos.

• Personal: Salud, Finanzas personales, Familia, Deporte, Escritura.

Nuevamente, haz una carpeta llamada Áreas y organiza cada área en subcarpetas. Así verás claramente tus responsabilidades permanentes y tus proyectos temporales.

3. Recursos: Tu biblioteca personal

Los recursos son temas que te interesan o en los que estás trabajando a largo plazo. En esa carpeta entra todo aquello que puede serte útil ahora o en el futuro.

• Notas sobre aprendizaje de idiomas.

• Apuntes sobre diseño gráfico.

• Libros, artículos, fotos, direcciones, contactos…

De nuevo, crea una carpeta llamada Recursos y subcarpetas para cada cosa en la que estés estudiando o tengas interés. Piensa siempre en la finalidad, no en la temática.

4. Archivo: Guardar lo inactivo pero valioso

El archivo es donde va todo lo que ya no está activo pero que podría ser útil.

• Proyectos completados.

• Recursos que ya no estudias o necesitas.

• Áreas de responsabilidad que han cambiado.

Revisa y mueve con frecuencia las cosas inactivas al archivo para mantener el orden.

Veamos los ejemplos que acabamos de mostrar dentro de PARA.

• 📁 Proyectos: Objetivos o planes con una fecha de finalización clara.

  • 📁 Diseño de la web (Con todas las tareas y pasos del proyecto del diseño)

  • 📁 Renovar el baño (Con la información y presupuesto de la renovación)

  • 📁 Viaje del verano (Con los destinos, itinerario y fechas)

  • 📁 Artículo de Substack (Con el borrador y las notas que tomaste)

• 📁 Áreas: Responsabilidades que requieren de tu trabajo. Sin fecha límite clara.

  • 📁 Marketing (Con métricas de rendimiento y reuniones semanales)

  • 📁 Recursos Humanos (Evaluaciones de desempeño del personal)

  • 📁 Salud (Con horarios de ejercicio y dietas que haces a diario)

  • 📁 Finanzas (Con presupuestos y hojas de cálculo de gastos mensuales)

• 📁 Recursos: Información útil, pero no directamente usada en proyectos o áreas.

  • 📁 Idiomas (Con guías de gramática, listas de vocabulario, materiales de práctica, y recursos de aprendizaje como aplicaciones o podcasts).

  • 📁 Diseño gráfico (Con plantillas, tutoriales, elementos gráficos descargados, y recursos sobre herramientas como Photoshop o Illustrator).

  • 📁 Libros (Con una lista de libros para leer, resúmenes de libros leídos, y enlaces a reseñas o recursos relacionados).

• 📁 Archivo

  • 📁 Proyectos archivados (Con todos los proyectos terminados y ordenados por fecha de finalización)

  • 📁 Áreas archivadas (Con las áreas que ya no requieren mantenimiento, pero que pueden ser útiles más adelante).

  • 📁 Recursos archivados (Con materiales de referencia antiguos o menos relevantes, guardados por si se necesitan en el futuro).

Habitualmente, tus áreas definen tu vida, y de ellas nacen tus proyectos y recursos.

Evita este error común:

La clave para organizarse es priorizar según su utilidad, no según su tema. Aunque algo pertenezca al mismo tema, su nivel de actividad o utilidad puede ser diferente, y eso define dónde debe ir.

Por ejemplo:

• Si trabajas en marketing y lees un libro de marketing, lo guardas en Recursos → Libros de Marketing, porque es material de referencia y será útil.

• Si lees ciencia ficción por placer, guárdalo en Archivo → Libros para mantenerlo separado. Es un libro, pero no le darás utilidad práctica.

• No hagas una carpeta genérica de "Viajes". Si estás planeando un viaje para el verano, crea un proyecto activo: Proyectos → Viaje del verano. Allí incluirás todo lo relevante a ese viaje. Si tienes ideas generales o sueños futuros de viajar, crea algo como Recursos → Futuros Viajes para guardar ideas que no son prioritarias.

Lo importante es para qué sirve la información.

• Algo accionable ahora (un proyecto en marcha) va en Proyectos.

• Algo que requiere mantenimiento continuo (como tu responsabilidad en marketing) va en Áreas.

• Algo que sirve como material de referencia o para el futuro va en Recursos.

• Algo ya inactivo o completado va en Archivo.

Por ejemplo, mira lo que pasa con el tema "Marketing", puedes tener:

• En Proyectos: Una campaña publicitaria que estás lanzando.

• En Áreas: Estrategias y métricas en las que trabajas de manera constante.

• En Recursos: Libros, tutoriales, o herramientas que podrías necesitar.

• En Archivo: Informes de campañas anteriores ya finalizadas.

No importa tanto de qué se trata, sino qué nivel de acción requiere.

El Método PARA te mantiene enfocado en lo práctico y en lo que puedes aprovechar de la información que consumes. Las organizaciones tradicionales por temáticas no son cómodas en la vida, porque no se ajustan a la vida práctica.

Si estás cansado del caos digital, adopta PARA y verás la diferencia.

✍️ Te toca a ti: ¿Qué te parece el método? ¿Lo vas a poner en práctica? Yo, tras usarlo durante casi 3 meses, lo he integrado en mi Zettelkasten para darle ese enfoque práctico a toda la información que recopilo y aprendo.

💭 Cita del día: «Muchas personas aprendieron a tomar apuntes en la escuela. Probablemente, lo primero que te decían era que escribieras algo porque aparecería en el examen. Esto implicaba que en cuanto acabara el examen, no volverías a consultar esas notas…». — Tiago Forte.

¡Nos vemos pronto, un abrazo! 👋

Referencias 📚

1. Forte, T. (2022). Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential.