Ahorra tiempo con la Matriz de Eisenhower

Cómo priorizar lo que te importa

🏷️ Categorías: Historia, Gestión del tiempo.

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Dwight D. Eisenhower es conocido por haber sido el 34º presidente de los Estados Unidos, pero antes de eso, tuvo una carrera militar extraordinaria. Fue Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial y después ocupó cargos como el Comandante Supremo de la OTAN y presidente de la Universidad de Columbia (Smith, 2012).

A lo largo de su vida, Eisenhower destacó por mantener un excelente rendimiento en todos sus roles, y lo hizo durante décadas. Es por esto que su forma de trabajar ha pasado a la historia. Especialmente una estrategia que usaba para organizar tareas.

Veamos cómo podemos ser más productivos usando la matriz de Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower en su despacho

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La Matriz o Caja de Eisenhower es un método para clasificar tareas en 4 cuadrantes según urgencia e importancia. De esta forma verás al instante cuáles merecen tu atención inmediata y cuáles deben ser delegadas o eliminadas (Covey, 2013).

Los 4 cuadrantes

Clasifica tus tareas en estos 4 cuadrantes y atiéndelas en este orden.

1. Importante y urgente: Son las tareas que requieren nuestra atención inmediata. Suelen ser incidencias, problemas inesperados o próximas fechas límite de las que depende el avance de los proyectos. Debes ejecutarlas de inmediato para evitar cuellos de botella y problemas mayores.

2. Importante, pero no urgente: Son clave para nuestro crecimiento a largo plazo. Aunque no requieren acción inmediata, no debes ignorarlas. Aquí deberíamos concentrar la mayor parte de nuestro tiempo. No suelen tener fecha límite inmediata, así que debes planificarlas para evitar aplazamientos y procrastinación.

3. Urgente, pero no importante: Son tareas que requieren atención inmediata, pero no son esenciales para nuestros objetivos. Suelen ser interrupciones como llamadas telefónicas, correos electrónicos o solicitudes de terceros.

4. Ni urgente ni importante: Son actividades que no aportan valor a largo plazo y que pueden, en muchos casos, ser eliminadas. Piensa en el tiempo de mirar el teléfono sin ningún propósito o la navegación sin rumbo por internet.

Urgente vs. Importante: La distinción crucial

Eisenhower lo tenía claro, hay que saber distinguir lo urgente de lo importante.

Piénsalo, seguro que a veces has dedicado mucho tiempo a tareas urgentes pero poco importantes, lo que te deja con la sensación de estar siempre haciendo muchísimas tareas, pero sin realmente progresar cuando se termina el día.

Eso sucede por pasar demasiado tiempo en cuadrantes no prioritarios.

Aquí está la solución.

La Matriz de Eisenhower en la práctica

1. Qué hacer con lo importante pero no urgente

No sé si alguna vez te ha pasado. Tienes un proyecto en mente, uno que realmente te ilusiona, pero al que nunca le pones fecha. Lo dejas ahí, flotando, esperando al momento perfecto que nunca llega. Y entonces pasa otro año, y en diciembre te ves pensando: "¿Pero qué hice? Sigo con los mismos objetivos que el año pasado".

La solución es simple.

Planifica los proyectos, asígnales horas, días en el calendario y fija fechas límite para dejar de aplazar las cosas hasta el infinito. Por ejemplo, yo tengo costumbre de hacer intervalos de 50 minutos de concentración y 10 de descanso, para atender las tareas de este cuadrante. Esto es lo que se conoce como “Técnica pomodoro” (Cirillo, 2018).

Cada día haz tantos intervalos de 50-10 como puedas, verás la diferencia.

2. Qué hacer con lo urgente pero no importante

Para no pasar demasiado tiempo en este cuadrante, me ha funcionado lo siguiente:

1. Agrupar tareas: Para evitar la multitarea, agrupa tareas similares. En vez de mirar el correo constantemente, hazlo en bloques de tiempo, por ejemplo, 2 veces al día. Haz igual con las llamadas, reuniones, etc. A menos cambies de tarea, mayor será tu productividad.

2. Automatizar: Usa reglas en tu bandeja de entrada para que los correos se clasifiquen en carpetas específicas Yo uso filtros de destinatario y palabras clave, así veo al instante lo que es importante y urgente y lo que no.

3. Plantillas: Si sueles hacer el mismo tipo trabajo o informe haz plantillas para luego reutilizarlas. Ahorrarás mucho tiempo. Yo guardo plantillas de todo tipo.

4. Dosificar el tiempo: Como decía, uso intervalos de concentración de 50 minutos y luego 10 de descanso para las tareas importantes. Tras cada intervalo, reviso si hay tareas del tercer cuadrante (urgente pero no importante). Si las hay, las agrupo (correos, llamadas…) y las hago de una sola vez. Luego, hago otro intervalo de 50-10. Esto te asegura atender siempre primero lo importante y que no vivas en un estado de urgencia constante. No pasa nada si respondes correos o haces llamadas una o dos horas después. Nadie morirá por esperar un poco.

No vivas una vida urgente, vive una vida importante.

✍️ Te toca a ti: ¿Ha cambiado la matriz la forma en la que ves tus tareas y rutina? Yo la he usado durante 1 mes en sustitución al método de Ivy Lee y ambas me han dado un excelente resultado. Puedo recomendarte las 2.

💭 Cita del día: "Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante". Dwight D. Eisenhower.

¡Esto ha sido todo por hoy! Nos vemos 👋

Referencias 📚

1. Smith, J. E. (2012). Eisenhower: In War and Peace. Random House Incorporated.

2. Covey, S. R. (2013). The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change. Simon and Schuster.

3. Cirillo, F. (2018). The Pomodoro technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work. Currency.