Kanban: La forma más simple y efectiva de organizar tus tareas cotidianas
Si te gusta el minimalismo, esto te va a encantar
🏷️ Categorías: Minimalismo, Gestión del tiempo.
El método Kanban es de las técnicas más simples y potentes que jamás vi.
Lo descubrí por casualidad, hace tiempo que lo uso y me ha impresionado. Hoy te contaré cómo aprovechar este simple pero potente método para organizar cualquier tipo de tarea de tu vida. Sirve para cualquier ámbito, para tareas de grupo e individuales y lo mejor de todo, se adapta a cada persona sin problemas.
Es increíble que algo tan simple de aplicar tenga tanto potencial.
¿Qué es Kanban y para qué sirve?
La historia comienza en la década de 1940 en Japón.
Taiichi Ohno, un ingeniero japonés de Toyota que buscaba mejorar los procesos productivos para minimizar los gastos de la empresa y hacer más eficaz el trabajo. Ohno creó entonces un tablero en el que rápidamente ver las tareas en función de su estado y así saber en todo momento las próximas acciones y detectar posibles problemas o retrasos en las tareas que no avanzaban por el tablero (Anderson, 2010).
De hecho, la propia palabra “Kanban” viene de la unión de dos palabras japonesas, 看 (mirar) y 板 (tablero).
La premisa, como ves, es simple.
¿Cómo hacer un Kanban?
Implementar Kanban es increíblemente sencillo.
1. Crear el tablero
Divide un tablero en columnas que representen las etapas de una tarea, por ejemplo: "Pendiente", "En curso" y "Hecho". Cada tarea se representa con una tarjeta que deberás mover de izquierda a derecha a través del tablero a medida la tarea progresa.
El tablero puede ser cualquier cosa: una librera y un lápiz, una pared con notas adhesivas, una pizarra, una aplicación informática, etc. Además, puedes modificar las fases según tus necesidades. Por ejemplo, yo uso “💭 Ideas”, “🔎 Investigando”, “✍️ Escribiendo”, “📄 Escrito” y “✉️ Enviado” para Jardín Mental.
Es altamente flexible.
2. Definir las tareas
Define tareas específicas.
Una tarea no puede ser “escribir un libro”, las tareas de ese proyecto serían “escribir índice”, “diseñar portada”, “revisar el capítulo 1“, etc. Divídela en partes para que se vea claramente qué hay que hacer.
La suma de todas las tareas tienen que ser el proyecto entero, “escribir un libro”.
3. Limitar el trabajo en progreso
No se pueden atender 100 tareas a la vez.
Esto lo aprendí a base de equivocarme. Te recomiendo que limites la cantidad de trabajo por cada estado. Te ayudará a prevenir la sobrecarga de trabajo y dejar muchas tareas a medias. Yo para eso pongo un número al lado de la columna, por ejemplo: “Escribiendo (2)”. Yo no voy a escribir más de dos cartas a la vez porque al final no me aclaro y termino dejándolas a medias.
Es crucial conocerte para hacer Kanban que se adapte a ti.
Ve probando.
4. Analiza y mejora
Revisa regularmente tus columnas de estado y analiza si sería conveniente añadir o eliminar alguna. Esto es clave para identificar cuellos de botella.
Te cuento un caso mío. Mi Kanban de Jardín Mental, como te decía, tiene “💭 Ideas”, “🔎 Investigando”, “✍️ Escribiendo”, “📄 Escrito” y “✉️ Enviado”. Yo tenía un cuello de botella terrible al ir de “Investigando” a “Escribiendo”. Me ponía a investigar un tema y eso nunca acaba, siempre había más información útil que quería contaros en la carta, pero hay que saber cuando parar.
Gracias a Kanban identifiqué ese cuello de botella y pude arreglarlo.
La solución fue demostrar cómo aplicarlo. Como sabes, suelo darte información y te cuento como aplicarla. En el momento en que tenía la información clara y sabía cómo aplicarla, se acaba la fase de "🔎 Investigando” y comienza la de “✍️ Escribiendo”.
Esto me hizo ahorrar mucho tiempo y mantener la calidad de los textos.
Aplicación del Kanban
No te va a solucionar la vida, pero sí te la hará extremadamente fácil.
Ahmad et al., (2013) vio que al usarlo en empresas tecnológicas se ahorraba tiempo, mejoraba la comunicación, la solución de problemas y la satisfacción de los del equipo al ver cómo sus acciones contribuían al avance del resto. Por otro lado, un muy interesante estudio de Sugimori et al. (1977) demostró cómo usar Kanban ayudó a Toyota a reducir el desperdicio y mejorar la eficiencia hasta el punto de convertirse durante décadas en la empresa de automoción más eficiente del mundo.
Podemos beneficiarnos de esto en nuestro día a día, te daré ejemplos para inspirarte.
1. Proyectos personales
Imaginemos que estás planificando un viaje a París. Este sería un posible Kanban:
Ideas:
Ver la Torre Eiffel
Ver el Museo del Louvre
Crucero por el Sena
Por hacer:
Comprar billetes de avión
Reservar hotel cerca del centro
Obtener euros en efectivo
En progreso:
Haciendo la maleta
Confirmando la reserva del hotel
Hecho:
Comprar mochila grande
Decidir restaurantes para comer
Así de fácil es organizarse para nunca olvidarse de nada y llevarlo todo al día.
2. Tareas grupales
¿Acabas siempre haciendo tú todas las tareas del hogar? Se acabó.
Pon un Kanban en una zona de paso habitual de la casa y escribe las tareas, por ejemplo: barrer, fregar, quitar el polvo, hacer la colada, lavar los platos, hacer la compra, regar las plantas, etc. Cuando alguien haga avanzar la tarea que apunte su nombre y la fecha de avance.
Al final de la semana veremos quien no colabora.
Todo claro, simple, en tiempo real y centralizado en un solo punto.
Evento de Zettelkasten y Obsidian
He preparado un evento gratuito en donde veremos todo lo que necesitas saber para crear tu propio sistema de productividad. Aplicaremos la técnica de Kanban y otras más como el Zettelkasten para que puedas organizar tu vida diaria sin estrés y puedas ahorrar mucho tiempo.
Al final del taller regalaré un kit para Obsidian con todo listo para que puedas empezar a usarlo de inmediato.
Según los votos de la encuesta que os envié, esta ha sido la elección mayoritaria:
El taller será el domingo 14 de julio a las 18:00 (Hora de España, Madrid)
✍️ Te toca a ti: ¿Te sueles olvidar de tareas o te las dejas a medias? Yo era así.
💭 Cita del día: "Establecer un mayor grado de orden en tu vida puede parecer una tarea titánica, si no agotadora. Puede parecerte imposible si sientes que ya estás sobrecargado. Pero dedicar tiempo a ordenar tu día no debería ser una carga adicional sino un alivio para tu futuro.". Cindy Trimm en Commanding Your Morning
¡Gracias por estar! Espero que te sea útil en tu día a día, seguro que sí 😊.
Referencias 📚
Ahmad, M. O., Markkula, J., & Oivo, M. (2013). Kanban in software development: A systematic literature review. IIEEE Computer Society. https://doi.org/10.1109/seaa.2013.28
Anderson, D. J. (2010). Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business.
Ōno, T. (1988). Workplace management.
Sugimori, Y., Kusunoki, K., CHO, F., & Uchikawa, S. (1977). Toyota production system and Kanban system Materialization of just-in-time and respect-for-human system. International Journal of Production Research, 15(6), 553–564. https://doi.org/10.1080/00207547708943149
¡Madre mía! La de cosas que estos japoneses han inventado. Y no te digo de Toyota. Menudo caldo de cultivo tuvo que haber allí en los años 40-60. 😂
Muy interesante Álvaro. Yo utilizo el método desde que lo descubrí hace unos años, tanto en el trabajo como a nivel personal (en Notion). No uso otra cosa. Y me va de maravilla.
Gracias por estar. ❤️
Es una gran técnica, definitivamente desde que la aprendí en un taller llamado "Building Dreams" se convirtió en mi herramienta preferida y ha hecho que pueda llevar a cabo grandes proyectos en mi vida, es simple, elegante y práctica. Mil gracias por compartir!